De fleste virkersomheder benytter Microsoft Exchange og Outlook, og nogle gange kan man kun undre sig over, at der ikke er obligatoriske kurser blandt medarbejderne i hvordan man bruger Outlook - både teknisk (og kulturelt - hvad er okay at sende ud til alle, hvornår skal folk have kopier af mails).
Det er sikkert rimeligt at antage, at alle kan sende en mail, sende en møde indkaldelse, men udover det, så er der også et par grundlæggende features, som man burde lære alle at bruge - til glæde for alle modtagere af mails.
Mange mails beder om svar på noget - og ofte har det en deadline - fordi man skal bruge svaret eller det man beder om at få tilsendt i en videre proces. Når det er tilfældet, at der er en (antydet) deadline, så kan man sætte et opfølgningsflag på mailen, og angive deadline’n med dette (eller sætte opfølgningen lidt før deadline). Opfølgningen forårsager en popup i stil med møde påmindelser.
Når der indekaldes til møder, så sættes der en automatisk påmindelse - og i Outlook er den som standard 15 minutter. De fleste forholder sig desværre kun sjældent til om det nu er det rigtige varsel. Det er måske i mange tilfælde, men der er nogle tilfælde, hvor det ikke er. Et eksempel kunne være, at mødet krævede særligt udstyr, som skulle medbringes hjemmefra (huske sko til frokost-gå tur) eller mødet lå i byen, så der var transport forbundet med det. Alle møder behøver i øvrigt slet ikke at have reminders. Hvis man f.eks. holder frokost på et fast tidspunkt hver dag, så kunne denne saktens placeres i kalenderen som et møde uden påmindelse.
Endeligt så er der den interne kontor spam i form af kage, besøg af baby’er, ledige massage tider eller alt muligt andet, som foregår på et bestemt tidspunkt, og hvis man ikke var der, så er chancen forpasset. I alle disse tilfælde, kan man også med fordel sætte et udløbstidspunkt på mailen og/eller mødeindkaldelsen, når man sender den ud. Det sletter ikke mailen fra modtagernes mailbox, men den bliver gennemstreget efter udløbstidspunktet og sender et tydeligt signal om at mailen ikke længere er vigtig/interessant.
